RGPD & Politique de confidentialité

Date de mise à jour : 28/10/2024

Chez QG BUSINESS (BDD), situé au 26 rue des Rigoles, 75020 Paris, nous accordons une importance primordiale à la protection de vos données personnelles et à la transparence quant à leur utilisation. Cette Politique de confidentialité et de conformité au RGPD décrit les pratiques de collecte, d’utilisation, de stockage et de protection de vos informations personnelles dans le cadre de nos services de domiciliation, de location de bureaux, et d’espaces de coworking.

Pour toute question ou demande relative à cette politique, vous pouvez nous contacter à contact@qg-business.fr.

Article 1 – Responsable de Traitement

Le responsable de traitement des données personnelles collectées sur notre plateforme est QG BUSINESS (BDD). En tant que responsable de traitement, nous nous engageons à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à traiter les données de manière transparente et sécurisée.

Article 2 – Données Collectées

QG BUSINESS (BDD) collecte plusieurs types de données personnelles pour répondre aux besoins de ses services. Voici les catégories de données collectées et leurs détails :

1. Données d’identification
   • Clients : Nom, prénom, civilité, adresse postale complète, numéro de téléphone, adresse email.
   • Représentants légaux : Fonction au sein de l’entreprise (ex : PDG, gérant), nom, prénom, date de naissance, adresse personnelle.
2. Données professionnelles de l’entreprise domiciliée
   • Informations légales : Nom commercial, numéro SIRET, forme juridique, capital social, adresse de domiciliation.
   • Documents justificatifs : Pièce d’identité, justificatif de domicile, extrait Kbis, attestation sur l’honneur de l’activité de l’entreprise.
3. Données financières
   • Pour le paiement des services : Coordonnées bancaires et informations de facturation. Nous utilisons des prestataires tiers conformes aux normes de sécurité pour le traitement sécurisé des paiements.
4. Données de connexion et d’utilisation de la plateforme
   • Adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, historique des connexions, logs de réservation et d’utilisation des services. Ces données sont collectées pour sécuriser la plateforme, prévenir les fraudes, et améliorer l’expérience utilisateur.
5. Données spécifiques à la domiciliation et à la gestion de courrier
   • Adresse de domiciliation, informations sur les courriers entrants, dates et demandes de réexpédition. Ces données sont traitées pour fournir le service de domiciliation et d’acheminement du courrier.
6. Préférences de communication et de marketing
   • En fonction de votre consentement, nous collectons vos préférences en matière de communication pour vous adresser des informations sur nos services, offres promotionnelles, et événements.

Article 3 – Finalités de Traitement

Les données collectées par QG BUSINESS (BDD) sont utilisées exclusivement pour les finalités suivantes :

1. Exécution des contrats de domiciliation et de location
   • Gestion des informations contractuelles (adresse de domiciliation, services de gestion de courrier, procurations).
   • Vérification de l’identité et des documents fournis pour la domiciliation, conformément aux obligations légales (Code du Commerce, article L.123-11-1).
2. Gestion des services de location d’espaces (bureaux, salles de réunion, coworking)
   • Traitement des réservations, gestion des accès, et suivi de la durée d’utilisation des espaces.
   • Émission de factures, vérification des paiements, et envoi de confirmations par email.
3. Facturation et comptabilité
   • Gestion des paiements et émission des factures conformément aux réglementations fiscales.
   • Conservation des documents de facturation et transactions pour une durée légale de dix (10) ans conformément aux obligations comptables.
4. Gestion de la relation client et support utilisateur
   • Communication par email ou téléphone pour répondre aux questions, demandes de modifications de réservation, assistance technique, ou réclamations.
   • Envoi de notifications liées aux services, telles que les rappels de paiement, les informations sur les courriers réceptionnés, ou les confirmations de réservation.
5. Communication marketing
   • Envoi d’informations promotionnelles, d’offres spéciales et de newsletters si le client a donné son consentement explicite. L’Utilisateur peut se désinscrire de ces communications à tout moment via un lien de désinscription présent dans chaque email.
6. Sécurité et prévention des fraudes
   • Analyse des données de connexion et d’utilisation de la plateforme pour identifier tout comportement anormal ou suspect.
   • Mise en œuvre de mesures de sécurité pour protéger les données et prévenir les accès non autorisés.
7. Amélioration du service et statistiques
   • Analyse des tendances d’utilisation de la plateforme, identification des besoins des utilisateurs, et amélioration des fonctionnalités de la plateforme.
   • Les données utilisées à des fins de statistiques sont anonymisées afin de préserver la confidentialité des utilisateurs.

Article 4 – Base Légale de Traitement

Les traitements de données mis en œuvre par QG BUSINESS (BDD) reposent sur les bases légales suivantes :

• Exécution d’un contrat : Certaines informations sont nécessaires pour l’exécution des contrats de domiciliation ou de location (par ex., les données d’identification et de paiement).
• Consentement : Le consentement explicite est requis pour les communications marketing et pour le traitement de certaines données optionnelles.
• Obligation légale : QG BUSINESS (BDD) est tenue par la loi de collecter et conserver certaines informations pour des raisons de conformité réglementaire (par ex., les obligations de domiciliation).
• Intérêt légitime : Certaines données sont traitées pour garantir la sécurité de la plateforme et améliorer l’expérience utilisateur.

Article 5 – Durée de Conservation des Données

Les données personnelles collectées sont conservées uniquement pour la durée nécessaire aux finalités définies ci-dessus, comme suit :

• Données contractuelles : conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant cinq (5) ans après la fin du contrat.
• Données financières : conservées pour une durée de dix (10) ans conformément aux obligations légales.
• Données de connexion et de sécurité : conservées pendant une durée maximale de un (1) an.
• Données marketing : conservées pendant trois (3) ans à compter de la fin de la relation contractuelle ou du dernier contact avec le client, sauf désinscription préalable.

Article 6 – Partage des Données

Nous partageons vos données avec :

• Prestataires de services tiers : pour le traitement des paiements, la gestion de l’assistance juridique (sous forme de mise en relation), et la gestion du courrier.
• Autorités légales : si la loi l’exige ou en réponse à une demande judiciaire.
• Partenaires marketing : uniquement avec le consentement explicite du client pour des campagnes spécifiques.

Article 7 – Sécurité des Données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité avancées pour protéger vos données, incluant le chiffrement, des contrôles d’accès sécurisés, et des procédures de sauvegarde. L’accès aux données est strictement réservé aux employés et prestataires habilités et liés par des obligations de confidentialité.

Article 8 – Droits des Utilisateurs

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d’accès : obtenir une copie des données détenues.
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes.
• Droit à l’effacement : demander la suppression des données, sous réserve d’obligations légales.
• Droit de limitation : restreindre le traitement dans certains cas.
• Droit d’opposition : refuser le traitement à des fins de marketing direct.
• Droit à la portabilité : recevoir les données dans un format structuré et standardisé.

Pour exercer ces droits, veuillez contacter notre délégué à la protection des données par email à contact@qg-business.fr ou par courrier à l’adresse de notre siège social.

Article 9 – Cookies

Des cookies sont utilisés pour améliorer l’expérience utilisateur et réaliser des statistiques. Vous pouvez modifier vos préférences de cookies depuis votre navigateur.

Article 10 – Modifications de la Politique de Confidentialité

QG BUSINESS (BDD) peut modifier cette politique pour refléter les changements réglementaires ou techniques. Toute mise à jour sera notifiée par email ou sur la plateforme.